Functie

Lootens , gevestigd in Turnhout, Deinze en Harelbeke (BE) en Rucphen (NL), is een vooruitstrevend familiebedrijf, gespecialiseerd in maximale beglaasde stalen ramen en deuren en vliesgevels. Als marktleider in België hebben we zowel nationaal als internationaal uitzonderlijke referenties opgebouwd, zoals het nieuwe gebouw van de Europese Unie, de Boekentoren, het Gerechtsgebouw en de Stadshal in Gent en het Afrika Museum (allen projecten in BE).

Sinds eind 2019 hebben we een vestiging te Turnhout en sinds 01/02/2023 zijn we ook te vinden in Zuid- Nederland en zijn we dus in beide landen actief.

We vinden de mens achter de collega zeer belangrijk. Respect, vriendelijkheid en ruimte voor initiatief zijn voor ons dan ook vanzelfsprekend. Als jij je hier in kan vinden, zal je je bij ons zeer welkom voelen!

Wij blijven groeien en zijn op zoek naar een:

MANAGEMENT ASSISTANT – TURNHOUT / BREDA

Je bent de administratieve en organisatorische spilfiguur bij onze vestigingen te Turnhout en Breda. Je verleent administratieve ondersteuning, laat bezoekers zich welkom voelen en neemt ook een correcte administratieve en commerciële houding aan tegenover onze klanten, leveranciers maar ook interne medewerkers. Verder ben je ook vraagbaak, aanspreekpunt en vaak ook vertrouwenspersoon van de organisatie.

Jouw verantwoordelijkheden:

· Administratie

- Je controleert tot in de puntjes de aankoopfacturen. Dit betekent dat je zowel het formele als inhoudelijke beoordeelt en actie neemt waar nodig.

- Je zorgt voor de opmaak en de opvolging van dossiers in onze Bouw software. Het is jouw missie om elk dossier correct en volledig samen te stellen.

- Je houdt aan-en afwezigheden bij van collega’s zodat jouw collega de loonadministratie correct kan uitvoeren.

· Organisatie

- Je neemt het dagelijks beheer van het kantoor voor je rekening: bestellen kantoormateriaal, bezorgen werkkledij, etc.

- Je verleent ondersteuning aan onze operationeel verantwoordelijke/projectleider omtrent project administratie.

- In samenspraak met de magazijnier volg je binnenkomende bestellingen op – bij tekorten of problemen neem je gericht contact op met leveranciers.

- Zo punctueel je ook bent in administratie, zo goed ben je ook in organisatie van kleine bedrijfsfeestjes en – uitjes.

· Onthaal

- Je onthaalt bezoekers en klanten op een hartelijke en warme manier .

- Agenda’s, mailbox en inkomende correspondentie worden door jou beheerd.

- Je bent vraagbaak en aanspreekpunt voor interne medewerkers en helpt hun bij tal van vragen – je kan op een pragmatische manier problemen omdraaien in oplossingen.

- Je organiseert boekingen bij restaurants, hotels, vluchten etc

Jouw profiel

Naar wie wij op zoek zijn:

• Je woont in de regio tussen Turnhout en Breda (NL). je werkt 2 dagen in Breda en 3 dagen in Turnhout. Je kan hier op eigen houtje geraken (eigen vervoer) dus idealiter woon je in de regio Hoogstraten, Rijkevorsel, Brecht, Beerse, Loenhout, …)
• Je hebt reeds enkele jaren ervaring in een gelijkaardige functie en/of in aankoop, administratie, boekhouding.
• Je hebt/voelt affiniteit voor de sector techniek & bouw.
• Het MS office pakket kent geen geheimen voor je.
• Je bent punctueel en nauwkeurig maar eveneens een kritische teamplayer die handelt volgens oplossingen.
• Je bent een creatieve en pragmatische oplosser.
• Op persoonlijk vlak zoeken we een ENERGIE bom : gestructureerd en perfectionistisch maar ook ondernemend, flexibel en zelfstandig – een vrolijk gezicht doet wonderen!
• Je kan zowel communiceren in het Nederlands als in het Engels.

• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

Aanbod

Wat wij je bieden:

• Een verantwoordelijke en uitdagende functie.
• De kans om de administratieve spilfiguur te zijn in een actieve omgeving.
• Werkzekerheid en stabiliteit in een financieel gezond bedrijf
• Een leuk team Administratie over de vestigingen/grenzen heen BE-NDL.
• Onze voorkeur gaat uit naar een collega die voltijds wenst te werken.

Solliciteren

Lies Verstraete
0472/072.972
lies@lootens.com