Functie

Als management assistent ben je, samen met ons team van assistenten, een centrale radar in onze goed geoliede machine. Je draagt bij tot een perfecte werking van de organisatie en een uitstekende dienstverlening naar leden toe door enthousiast en proactief in te staan voor onder meer de volgende taken:

• Administratieve ondersteuning (agendabeheer, voorbereiding vergaderingen, telefonische oproepen, briefwisseling, mailuitwisseling) van één of meer leidinggevenden en collega’s
• Ondersteuning bij de organisatie van events voor de leden van Fevia
• Helpen opstellen van teksten, verslagen, presentaties (PowerPoint)
• Ondersteuning bij de organisatie van evenementen en het onthaal van leden, bezoekers, stakeholders, pers
• Samen met het assistententeam instaan voor het beheer van de faciliteiten (vb. aankoop kantoorbenodigdheden, op orde houden van de voorraadruimte, opvolging onderhoud-, schoonmaak- en ITdienstverlener…)
• Vertalen van teksten (FR-NL-(ENG)) en publicatie op de website van berichten en artikels

• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Solliciteren

Morgan Milan
+32479 71 18 61
morgan@metiselect.be