Functie

Ben je op zoek naar een werkomgeving met positieve ingestelde collega’s? Ben jij iemand die voldoening haalt uit gevarieerde taken? Dan zou onze organisatie wel eens de perfecte plek voor jou kunnen zijn. Als je graag uitgedaagd wordt en de kans wilt hebben om je vaardigheden verder te ontwikkelen, nodigen we je van harte uit om deel uit maken van ons team.

Bedrijfsomschrijving

Wij zijn een recent ingenieursbureau dat zich specialiseert in (gebouw gebonden) technieken. Als studiebureau ontwerpen wij technische installaties (elektriciteit, HVAC, sanitair, …) van niet-residentiële gebouwen, maken wij prijsvraagdossiers op, handhaven werfopvolging,... Momenteel bestaat ons team uit gedreven en gepassioneerde ingenieurs, maar zijn we op zoek naar een administratieve duizendpoot in combinatie met (technische) ondersteuning van de ingenieurs. Balans tussen administratieve en technische ondersteunende taken is 50/50.

Jobomschrijving

Voor de administratieve taken ben jij de spil van de organisatie. Je zorgt voor een vlotte afhandeling van gevarieerde taken:

• Gegevensinvoer: invoeren van gegevens in Teamleader (o.a. klantinformatie, financiële gegevens en andere relevante informatie), aangifte BA-verzekering Protect, …
• Documentbeheer: input en uitschrijven standaardisatie documentenbeheer (mappenstructuur, benaming documenten, …) binnen ons studiebureau, aanmaken nieuwe dossiers, …
• Communicatie: aanmaken en onderhouden van sociale media, notulen interne vergaderingen,...
• Agendabeheer: plannen van interne vergaderingen, periodiek onderhoud/keuring wagenpark, organiseren/coördineren van openingsreceptie, jaarlijkse teambuilding en Nieuwjaars diner;
• Administratieve ondersteuning: zoals het opstellen/nalezen van e-mails, rapporten en presentaties;
• Facturatie en boekhouding: opmaken van offertes en facturen, het bijhouden van betalingen en het assisteren bij basis boekhoudkundige taken;
• Inventarisbeheer: Het bijhouden van kantoorvoorraden, het plaatsen van bestellingen en het beheren van leveringen;
• Plaatsen van bestellingen bij leveranciers (IT, persoonlijke beschermingsmiddelen, …), screenen van offertes en opvolgen van besteldossiers;
• Ondersteuning bij personeelsbeheer: meehelpen opstellen vacatures, verwelkomen en introduceren van nieuwe medewerkers in de organisatie,…

Voor de technische ondersteunde taken assisteer je collega’s bij ad hoc taken en projecten. Wanneer uw interesse in technische taken groeit, bieden wij zeker de mogelijkheid tot doorgroeien hierin.

• Meewerken aan de lancering van aanbestedingen (opstelling, uitgifte van officiële bekendmakingen, ...) en aan de opvolging van de kandidaturen
• Bestellingen, stocks, terugzending van producten beheren en opvolgen
• Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
  Documenten doorsturen en klasseren
• Klanten en opdrachtgevers informeren over de vordering van hun dossier en verslagen, vorderingsstaten, tijdspaden, ... doorsturen

Aanbod

• Een aangename werkomgeving met enthousiaste en gedreven collega 's (geen saaie ingenieurs!)
• Een competitief salarispakket met extra legale voordelen op basis van leeftijd en ervaring
• Flexibele werkuren en mogelijkheid tot home office binnen een voltijdse betrekking
• Voltijds of deeltijds zijn beide mogelijk

Solliciteren

Sallet Stefanie
0474543479
stefanie@tube-engineering.be