Functie

Bij Europa WSE zetten we ons elke dag in om Vlaamse burgers en inwoners te helpen om zichzelf, vanuit hun talenten, te ontplooien op het werk en daarbuiten, ten voordele van de maatschappij, de organisaties waarvoor ze werken en hun eigen loopbaan. We besteden bijzondere aandacht aan kwetsbare groepen in onze samenleving.

Om deze opdracht te realiseren, maken we gebruik van Europese middelen als hefboom voor aanvullende Vlaamse middelen, zoals vastgelegd in het programma 2021-2027. Deze middelen worden geoperationaliseerd in oproepen waar organisaties kunnen op intekenen, waarna ze bij goedkeuring hun project kunnen uitvoeren waarvoor ze subsidies ontvangen na afrekening.

Vanuit de Europese regelgeving worden hoge verwachtingen gesteld inzake het beheer van het ESF+ programma. Deze verwachtingen worden vertaald naar een beheers-en controlesysteem waarin de procedures worden vastgelegd die binnen de afdeling moeten gevolgd worden. Of we aan deze verwachtingen voldoen wordt opgevolgd in de vorm van systeemaudits.

In deze functie is het belangrijk om de vertaalslag te kunnen maken vanuit de regelgeving/verwachtingen naar concrete werkinstructies, en een controlesysteem up to date te houden en uit te voeren dat ervoor zorgt dat het programma op een zo efficiënte mogelijke manier beheerd wordt.

Je doet dit enerzijds in nauwe samenwerking met collega’s binnen het team beheer en controle, het management en de beheerders binnen Europa WSE die de procedures moeten uitvoeren, maar anderzijds ook met heel wat externe partijen zoals de afdeling algemene diensten en afdeling digitalisering van het departement WSE en de Vlaamse auditautoriteit.

Je staat dus samen met enkele collega’s in voor de coördinatie van de controlecylus binnen het programmabeheer en andere meer overkoepelende taken binnen het programmabeheer.

Het doel van de functie is interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met het programmabeheer (*) teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal mogelijk kunnen functioneren en de organisatie-en programmadoelstellingen kunnen bereikt worden.

(*) Functionele domeinen kunnen zijn: juridische opvolging, procedures en continue verbeteren, risicobeheer ...

Context: rekening houdend met het beleid van het functioneel domein (beleid geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit) en in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement

Jouw profiel

U heeft een masterdiploma en affiniteit met het Vlaamse en Europese arbeidsmarktbeleid strekt tot aanbeveling.

U bent flexibel ingesteld en een teamspeler die tegelijkertijd ook zelfstandig kan werken.

Resultaatgebieden

Behoeftenanalyse

Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden.

Dienstverlening uitbouwen

Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen.

Werkinstrumenten

Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren.

Adviesverlening

Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen.

Kwaliteitsborging

Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving.

Communicatie en contacten

Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken.

Kennis mbt het vakgebied

Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren.

Competentieprofiel

Vaktechnische competenties

- Je hebt inzicht in de structuur en de werking van de Vlaamse overheid in het algemeen en zicht op de werking van het Departement WSE.

- Je bent vertrouwd met het Vlaamse en het Europese regelgevend kader.

- Je bent vertrouwd met het toepassen van procedures en regelgeving.

- Je hebt affiniteit met risicobeheersing.

- Je kan zeer goed overweg met bureautica-toepassingen : office-toepassingen (word, excel, powerpoint), outlook, internet, sharepoint.

• Een organisatie boekhoudkundig en administratief beheren
• Uitgevoerde acties controleren en aanbevelingen geven
• De doelstellingen en de inzet van mensen en financiële middelen bepalen
• Projecten of opdrachten in het domein: Europese, internationale programma's

Aanbod

Het ESF-Agentschap geeft u de kans om aan deze functie op een persoonlijke wijze inhoud te geven. De geboden uitdagingen en verantwoordelijkheden laten u toe uw expertise uit te diepen binnen een gemotiveerd team. U krijgt een contract van onbepaalde duur met een salaris volgens de overheidsbarema’s (A111). Het ESF-Agentschap heeft de ambitie om op korte termijn uit deze werfreserve te putten.

U geniet tal van voordelen:

- 20 vakantiedagen en 15 extra legale vakantiedagen conform regeling Vlaamse Overheid;

- glijdende werkuren;

- maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag;

- gratis woon-werkverkeer voor wie met het openbaar vervoer reist;

- telewerk mogelijk

- fietsvergoeding;

- gratis hospitalisatieverzekering.

Solliciteren

Tine Polfliet
0474 58 57 40
tine.polfliet@vlaanderen.be