Functie

• Onthaal : bezoekers en leveranciers ontvangen ;
• telefoon beantwoorden ;
• onthaal nieuwe werknemers ;
• logistiek van de verschillende kantoren (Proximus , Luminus, Renewi, … ) ;
• bestellingen (kantoormateriaal; dranken; meubels; IT hardware; …) ;
• vergaderzalen voorbereiden ;
• wagenpark beheren (in/uitschrijven; verkoop; verzekering; herstellingen; banden; tankkaarten) ;
• EPB aangiftes Vlaanderen indienen en erkenning EPB verslagever vernieuwen ;
• printing en dossiers samenstellen ;
• coördinatie van te volgen opleidingen (KMO-portefeuille; subsidiecheques;…) ;
• post beheren (versturen; afhalen; …) ;
• organisatie van interne events (personeelsfeesten) ;
• organisatie reizen voor de directie (hotel , vluchten , huurwagen, trein, restaurant, …) ;
• organigram wijzigen ;
• kandidatuurdossiers voor publieke wedstrijden ;
• marketing: nieuwjaarskaarten; publicaties in vaktijdschriften; producten CES ;
• vertalingen FR/NL/EN ;
• projectfiches en bedrijfspresentatie up to date houden ;
• planning van de collega’s wekelijks controleren en vergelijken met de timesheets ;
• beheer van software Ionbiz (nieuwe projecten/medewerker) ;
• aanmaken en versturen van verslagen na een werfcontrole vanuit Aproplan ;
• prijsvergelijkingen in Excel ;
• beheren van Sociale Medias ;
• boodschappen doen ;
• bestellingen afhalen / leveren (af en toe) ;
• taken preventie.

Jouw profiel

• Aanwezigheid vereist op woensdag tussen 8u30 en 17u30 en vrijdag tussen 8u en 17u. Andere dagen zijn heel flexibel.
• Minimaal 5 jaar ervaring.
• Flexibiliteit.
• Zelfstandigheid.
• Communicatie.

• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren
  Boodschappen noteren en afspraken vastleggen
• Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen, ...)
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
  E-mails behandelen
• Professionele dossiers, verslagen van vergaderingen, ... coderen en archiveren
• Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
  Documenten doorsturen en klasseren
• Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)
• Uitvoering van onderhoudscontracten opvolgen en controleren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen

Aanbod

• Marktcoform salaris

Na 3/6 maanden :

• Maaltijdvergoeding ;
• 13de maand ;
• Echocheques ;
• Groepsverzekering ;
• Hospitalisatieverzekering.

Belangrijk informatie:

• Bouwverlof : 2 weken tussen Kerst en Nieuwjaar + 2 laaste weken van juli en eerste week van augustus.
• 20 verlof dagen + 12 ADV dagen waarvan 8 vrij te kiezen.

Solliciteren

Britanny Calloens
02 452 20 02
b.calloens@ces.be