Functie

Vzw OKRA-SPORT+ is een door de Vlaamse Overheid erkende multisportfederatie. Verspreid over heel Vlaanderen komen onze 45 000 leden (van de sportieve afdelingen OKRA-SPORT+ en KRACHTBAL-SPORT+) wekelijks samen voor hun favoriete sportactiviteit(en) bij één van onze 885 trefpunten. Lees meer op www.eenlevenlangsporten.be .

Administratief coördinator (100%)

Ben jij een administratieve duizendpoot met affiniteit met het sportlandschap in Vlaanderen? Hou je van werken in een vrijwilligersorganisatie, en voel je je helemaal openbloeien binnen een team van enthousiaste en gedreven collega’s? Dan vind jij jouw ideale job bij OKRA-SPORT+

Wat verwachten we van je?

Je bent verantwoordelijk voor de algemene coördinatie van het secretariaat van OKRA-SPORT+.

- Opvolging ledenadministratie

- Organiseren en leiden van vormingen ledenadministratie-algemene administratie-GDPR

- Opvolgen van GDPR-zaken (aparte mailbox)

- Advies aan en ondersteuning van collega’s: verzendingen/merchandise, ledenadministratie, algemene mailbox opvolgen, facturatie en kasbeheer

- Administratieve en logistieke ondersteuning van sporttechnische activiteiten/projecten

- Offertes en bestellingen sportmateriaal in samenwerking met de verantwoordelijke van OKRA

Je bent verantwoordelijk voor (digitale) communicatie.

- Beheer van de website ( www.eenlevenlangleren.be )

- Onderhoud Sharepoint

- Opvolging van nieuwsbrieven

- Opmaak van flyers/brochures

Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van het beleid

- Digitaal platform Sport Vlaanderen

- Ondersteuning van de algemene vergadering en het bestuur

- Opmaken van het jaarverslag (administratief)

- Opmaken van het beleidsplan (administratief)

Je bent verantwoordelijk voor vormingsmomenten

- Organiseren en leiden van vormingen (ledenadministratie, algemene administratie sport, GDPR)

- Begeleiden van forumdagen sport in Vlaanderen en Brussel

Jouw profiel

Naar wie zijn we op zoek?

- Je bent bachelor bij voorkeur in een richting bedrijfsbeheer (kennis van informatica en communicatie is een pluspunt) of sportmanagement.

- Ervaring in een gelijkaardige functie is een extra troef, maar gedrevenheid en motivatie primeren.

- Je bent geïnteresseerd en hebt affiniteit met het sportlandschap in Vlaanderen en hebt een groot hart voor 55-plussers en vrijwilligers

- Je bent bekwaam om administratieve systemen uit te werken en te beheren

- He beschikt over sterke communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk) in de Nederlandse taal

- Je werkt erg precies en resultaatgericht. Je bent stressbestendig en sterk in het organiseren. Je kan zelfstandig werken, maar bent ook een teamspeler. Klantgericht werken is één van je sterke kanten.

- Degelijke gebruikskennis van O365 en bereidheid om te leren werken met de specifieke programma’s van de sportfederatie

- Je bent bereid tot sporadische beroepsverplaatsingen met eigen voertuig in het Vlaamse landsgedeelte (mits kilometervergoeding)

• Professionele dossiers, verslagen van vergaderingen, ... coderen en archiveren
• Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen, ...)
• Een organisatie boekhoudkundig en administratief beheren
• De activiteiten van een team coördineren
• Juridische documenten invoeren en de lay-out verzorgen (contracten, verslagen en vonnissen, ...)
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
  E-mails behandelen
• Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren
  Boodschappen noteren en afspraken vastleggen
• Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
  Documenten doorsturen en klasseren
• Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)

Aanbod

Wat zijn de functionaliteiten?

- Je werkt in de maatschappelijke zetel van OKRA-SPORT+ (Aeropolis, Schaarbeek).

- Je ontvangt een aantrekkelijke verloning (startersloon met 0 jaar ervaring/anciënniteit bedraagt 3032,73 euro bruto) met tal van extralegale voordelen (maaltijdcheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, …).

Solliciteren

An Verdonck
0495 58 45 13
an.verdonck@okra.be