Functie

Administratieve en secretariële verantwoordelijkheden

• Agenda beheren met inzicht in zakelijke prioriteiten om alternatieven te bieden, afwegingen te maken en het meest efficiënte gebruik van de tijd van CRM te overwegen.
• Alle telefoontjes en post beheren en screenen,
• Werkrelaties ontwikkelen met klanten, andere CRM's en andere personeelsleden.
• Bezoekers verwelkomen
• Het coördineren van kamerreserveringen en logistiek
• Onderhoudt actieve communicatie om een adequaat serviceniveau te garanderen
• Organiseren en bijhouden van archiefsysteem
• Afhandelen van inkomende en uitgaande post en e-mails
• PowerPoint-presentaties voorbereiden
• Beheren van de klantendatabase (CRM Microsoft Dynamics): aanmaken, bijwerken, strikt volgen van de interne autorisatieprocedures

Backoffice verantwoordelijkheden

• Openen van bankrekeningen in coördinatie met de Compliance Officer
• Invoeren en opvolgen van financiële orders en beleggingen (in TreeTop Funds), afhandelen van alle administratieve taken
• Voorbereiden van dashboards, rapporten, studies

Verantwoordelijkheden voor evenementen

• Zaalreserveringen en logistiek coördineren
• Ondersteuning bij evenementen: uitnodigingen versturen, deelnemerslijst beheren, aanwezig zijn bij evenementen
• Beheer van de klantendatabase (CRM Microsoft Dynamics): aanmaken en opvolgen van evenementen, strikt volgen van de interne autorisatieprocedures
• Organiseren en onderhouden van contacten m.b.t. catering, onderhoud, schoonmaakster, ...

Jouw profiel

• Idealiter: secretariaatsdiploma/certificaat, ten minste vijf jaar progressieve secretariaatservaring (deels in een professionele dienstverleningsonderneming bij voorkeur)
• Uitstekend geschreven en gesproken Frans en goede kennis van Nederlands en het Engels
• Superieure administratieve vaardigheden
• Affiniteit hebben met cijfers
• Superieure communicatieve vaardigheden, zowel informeel binnen het kantoor als met klanten. Goed kunnen omgaan met ambiguïteit
• In staat zijn om zowel de context als de details te begrijpen in probleemoplossende situaties
• Capaciteiten op het gebied van organisatie en tijdsbeheer
• Prioriteit geven aan meerdere taken met lange- en kortetermijnreactievereisten
• Uitstekende oriëntatie op details en nauwkeurigheid
• Het vermogen om bij te dragen en samen te werken in een sterke teamomgeving
• Competente en professionele houding naar klanten en collega's
• Servicegericht en proactief, zelfstartende houding
• Onafhankelijke en gestructureerde werkstijl; effectief in het stellen van prioriteiten en het coördineren van werklast, in staat om deadlines te halen
• Vermogen om onder incidentele stress te werken
• Flexibiliteit en reactievermogen, volwassenheid, betrouwbaarheid en absolute betrouwbaarheid
• Toewijding en motivatie
• Correct omgaan met vertrouwelijke informatie

• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Aanbod

Onze klant biedt je:

• Indicatie maandsalaris: € 2501 - € 4500
• Een vast contract met een aantrekkelijk salarispakket
• De kans om te werken in een zeer aangename omgeving

Solliciteren

Elisa De Blaeser
+32 22234136
elisa.deblaeser@axis.be