Functie

In deze zeer gevarieerde functie ondersteun je het senior management met allerhande aministratieve en organisatorische taken. Je staat ook in voor de organisatie van het onthaal. Je rapporteert aan de HR Manager.

Administratieve en organisatorische ondersteuning CEO & directieteam zoals:

• Notules nemen van meetings allerhande;
• Agenda- en afwezigheidsbeheer van de CEO en directieteam;
• Beheren van de rapportages in het dashboard voor de Raad van Bestuur;
• Inplannen van vergaderingen;
• Ondersteunen bij allerhande events;
• Voorbereiding van data voor de ondernemingsraad;
• Beheren van de algemene mailbox van Citribel;
• Reserveren van externe vergaderlocaties, hotels, vliegtickets, treintickets, huurwagen, …;
• Voorzien van kaartjes e.a. bij speciale gelegenheden;
• Bestellen en verdelen van attenties i.k.v. Pasen, Sinterklaas…;
• Beheren & communiceren van de permanentiekalender;
• Diverse bestellingen/requisities initiëren in SAP;
• Beheer van contracten m.b.t. o.a. verzekeringen, banken, …;
• Voorbereiden van de presentaties voor de kadermeetings.

Taken onthaaldienst zoals:

• Aansturen van de externe allroud medewerker die instaat voor o.a. kuistaken, bezorgen van arbeidskledij;
• Dagelijks bestellen van broodjes;
• Vergaderzalen voorzien van drank + onderhoud koffieapparaten;
• Verdelen van de in- en uitgaande post en versturen van aangetekende brieven;
• Ontvangen en versturen van pakketten via externe partner;
• Sleutelbeheer administratief gebouw;
• Ontvangen van bezoekers aan het administratief gebouw;
• Bezoekers voorzien van PBM’s voor bedrijfsrondleidingen;
• Verdelen van attenties tijdens bepaalde gelegenheden;
• Klaarzetten van vergaderzalen voor beperkte of grotere groepen + tafeldekking bij lunches.

Jouw profiel

• Je beschikt over een bachelordiploma bij voorkeur secretariaatsmedewerker;
• Je hebt minstens 3-5 jaar werkervaring als management assistant, office assistant of secretariaat;
• Je kan bent uitermate discreet en kan omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Je hebt een zeer goede kennis van het MS-Office pakket (Word, Excel, Powerpoint);
• Je hebt een vlotte persoonlijkheid en bezit een gezonde dosis assertiviteit;
• Je bent snel van aanpak en hebt een analytisch inzicht;
• Je bent proactief, gestructureerd en ondernemend;
• Je hebt een vlotte pen en kan je zeer goed uitdrukken in het Nederlands en Engels.

• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Aanbod

• Filevrij werken in een bedrijf met aandacht voor milieu, veiligheid en innovatie .
• E en correct salaris aangevuld met een uitgebreid pakket aan extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering met ambulante kosten en tandzorgen, groepsverzekering, wachtpolis, eindejaarspremie, winkelkortingen, etc.
• Je werkt van 8u tot 16u30;
• Werken in een bedrijf met aandacht voor teambuildings & ontspanningsmogelijkheden tijdens de pauze zoals ping-pong- & kickertafels….

Solliciteren

. HR
016 80 62 31
HR@citribel.com