Functie

Over ons:

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en georganiseerde Office Assistent om ons team te versterken. Als bedrijf streven we naar efficiëntie en professionaliteit in al onze activiteiten. Deze positie biedt een dynamische omgeving waarin je kunt bijdragen aan het soepel verlopen van onze dagelijkse operationele processen.

Functie:

Als Office Assistent ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, variërend van telefoonbeheer tot het coördineren van facilitaire diensten.

Je zal fungeren als het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en medewerkers en ervoor zorgen dat de administratieve processen efficiënt worden uitgevoerd.

Je taken omvatten onder meer:

· Beheer van inkomende telefoongesprekken en doorverwijzen naar de juiste personen binnen de organisatie.

· O ntvangst van bezoekers en medewerkers en hen op de hoogte brengen van aankomende afspraken of bezoeken.

· Uitvoeren van diverse administratieve taken ter ondersteuning van verschillende afdelingen, zoals het plaatsen van bestellingen en het organiseren van vergaderingen.

· Beheer en inventarisatie van kantoormateriaal en IT-middelen, inclusief het opvolgen van voorraadniveaus en het coördineren van onderhoud.

· Beheer van dossiers met betrekking tot werkkleding, lockers en veiligheidsuitrusting.

· Beheer van faciliteiten in en rond het kantoor.

· Onderhoud van productinformatie van leveranciers en het aanbrengen van eventuele verbeteringen.

· V oorbereiden van facturen en andere documenten voor verzending.

· Beheer van reisarrangementen, zoals het boeken van taxi's en hotels.

· Uitwerken en optimaliseren van procedures voor het secretariaat.

· Organisatie van bedrijfsbezoeken voor personeel en ondersteuning bij personeelsevenementen.

Jouw profiel

• Ervaring: afgestudeerd 7de kantoor, Bachelor Office Management of ervaring gelijkgesteld door werkervaring
• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.
• Ervaring met Microsoft Office en andere relevante softwaretoepassingen.
• Flexibiliteit en bereidheid om af en toe buiten reguliere kantoortijden te werken indien nodig.

• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
• Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
• Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten
• De activiteiten van een team coördineren
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

Aanbod

Een uitdagende functie in een modern, groeiend en gezond bedrijf, met een familiale en informele sfeer.

· Naast een marktconform salaris, kan je ook genieten van heel wat extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering (gezinsleden kunnen aangesloten worden op een voordelig tarief), ecocheques, 6 ADV dagen en 2 CAO dagen (we zijn dicht tussen Kerst en Nieuwjaar, de rest van jouw verlof kan je zelf kiezen)

· Deeltijds (50%): 5 halve dagen per week (voormiddag).

Solliciteren

HR
03/3551838
alb.hr@autajonlabels.com