Functie

CONTEXT

Binnen Artsen Zonder Grenzen België (Operationeel Centrum Brussel - OCB) maakt het HR-administratieteam deel uit van de "People Deployment" Hub, die zich bezighoudt met personeelsbeheer. Het doel van het team is om de medewerkers van Artsen Zonder Grenzen een kwaliteitsvol onthaal en ondersteuning te bieden in hun administratieve traject.

Als Field Payroll & Administration Officer in het administratieteam bent je meer specifiek verantwoordelijk voor en garandeer je het beheer van de field payroll voor de Belgische contracten van de international Mobile Staff (IMS).

Je engageert je om bij te dragen aan de ontwikkeling, bevordering en implementatie van een rechtvaardige werkomgeving, in overeenstemming met de waarden van AZG en aangepast aan de behoeften van onze sociale missie. Je handelt met integriteit, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid en verplichtingen, en vermijdt elke vorm van partijdigheid.

Onder supervisie van de Head of Administration, maak je deel uit van een team van 10 personen, verdeeld over 2 afdelingen: personeelsbeheer op het hoofdkantoor in Brussel of op buitenlandse interventies. Meer bepaald maak je deel uit van het Field team van 4 personen.

BELANGRIJKSTE VERANTWOORDELIJKHEDEN

International Mobile Staff (IMS) Payroll Manager

• Verzamelen van de gegevens die nodig zijn voor de voorbereiding van de salarislijst (prestaties, voordelen, personeelssignalisatie, voorschotten, gegevens invoeren, enz.)
• Goedkeuren van salarisafsluiting na inhoudscontrole en supervisie
• Het onderhouden van contact met het sociaal secretariaat omtrent salarisadministratie en correcties, in samenwerking met de verantwoordelijke personeelsleden

Communicatie Management

• Zorg voor duurzame uitwisselingen met de verschillende afdelingen van de HR-afdeling
• Optreden als het aanspreekpunt voor het sociaal secretariaat
• Beantwoord de vragen van personeelsleden en managers

Beheer van juridische/salariswijzigingen in de salarissoftware

• Zorg voor monitoring en waarschuwingen aan de lijnmanager
• Controleren en verbeteren van payrollprocedures en -beleid
• Opvolgen van de wettelijke bepalingen met betrekking tot payroll-gerelateerde aspecten en ervoor zorgen dat deze worden meegedeelde aan de relevante personen (sociaal secretariaat, HR IT Team)
• Optreden als aanspreekpunt (key user) met het HRIS-team (HR IT Team) voor field payroll-onderwerpen in het kader van het WeDoo-project (HRIS-software)

Verantwoordelijkheid voor salarisbeheer van Belgische IMS-contracten

• Verzamelen van de gegevens die nodig zijn om de salarisadministratie te ontwikkelen in samenwerking met de International Mobility Units (IMUs)
• Garandeer en verbeter de salarisprocedures en het beleid in de landen van interventies
• Toezicht houden op de wettelijke bepalingen met betrekking tot de salaris-gerelateerde aspecten en ervoor zorgen dat deze aan de betrokken personen worden meegedeeld
• Verantwoordelijk zijn voor de opvolging van de salarisadministratie in de landen van interventie
• Reageren op de verzoeken van de personeelsleden
• Instaan voor correcties met terugwerkende kracht en technische oplossingen implementeren in het HR-systeem in samenwerking met de relevante eenheden

Per diem procesbeheer

• Verantwoordelijk zijn voor dagvergoedingen in samenwerking met het "Compensation & Benefits" team
• Maandelijkse rapportage

Jouw profiel

Opleiding & Ervaring

• Diploma in Human Resources Management, Rechten of Arbeidswetenschappen of gelijkwaardige ervaring
• Minimaal 2 jaar ervaring in salarisbeheer en personeelsadministratie in een internationale context
• Ervaring bij AZG is een pluspunt
• Expertise op het gebied van de Belgische sociale wetgeving is een pluspunt

Competenties

• Goede communicatieve vaardigheden, actief luisteren en interpersoonlijk relatiebeheer
• Goede kennis van MS-Office: Word, Excel
• Organisatie, werkwijze en zorgvuldigheid
• Flexibel en dynamisch
• Autonoom en resultaatgericht
• Vermogen om in een team en onder druk te werken
• Sterke interculturele sensitiviteit en aanpassingsvermogen
• Motivatie om in het humanitaire vakgebied te werken, en meer bepaald bij AZG

Talen

• Perfecte beheersing van Frans (mondeling en schriftelijk)
• Goede beheersing van het Engels (mondeling en schriftelijk)
• Kennis van het Nederlands is een pluspunt

• Loongegevens invoeren (premies, uitkeringen, maandelijkse salarissen, inhoudingen, ...)
  Loonstrookjes controleren
• Nieuwe werknemers verwelkomen en hun integratie bevorderen
• Het administratieve personeelsbeheer opvolgen: Opleiding (deelnemers oproepen, zalen reserveren, ...)
• Individuele dossiers van werknemers opvolgen en updaten
  De wettelijke aangifte indienen
• Contracten voor de outsourcing van diensten opvolgen (betaling, werving, opleiding, ...)
• Personeel inlichten over sociaal recht en specifieke kenmerken van de organisatie
• Het administratieve personeelsbeheer opvolgen: Interne verschuivingen, overplaatsing
• Opleidingsnoden van het personeel verzamelen en samenvatten
• Documenten voor de opvolging en het beheer van het personeel opmaken en actualiseren (sociale overzichtstabellen, salaristabellen, planning van vakanties, ...)

Aanbod

• Startdatum: Zo snel mogelijk
• Locatie: Brussel (België)
• Type contract: Contract van onbepaalde duur – Voltijds – Telewerken mogelijk, maximum 50% per week
• Salaris volgens AZG-OCB schaal
• Maaltijdcheques – Verzekering hospitalisatie (DKV) – Pensioenplan – 100% vergoeding voor kosten van het openbaar vervoer
• De principes van AZG en onze managementwaarden naleven: Integriteit, Transparantie, Empowerment, Respect, Verantwoordelijkheid en Vertrouwen
• Naleving van de verbintenissen inzake verantwoord gedrag

Solliciteren

HR Recruitment
+3224747474
Recruit-HQ-HR@brussels.msf.org