Functie

Voor onze productiesite in Waregem zoeken we een vlotte & nauwkeurig werkende collega die houdt van een administratief analytisch takenpakket. Als secretariaatsmedewerker productie werk je samen met verschillende medewerkers en afdelingen binnen operations.
Natuurlijk krijg je daarvoor steun en coaching van ervaren mensen.

Een beetje druk? Dat geeft je een kick: je stelt de juiste prioriteiten, gezien je houdt van een flexibel en vooral variërend takenpakket.

Het eerste jaar draai je vooral uitvoerend mee in onderstaande taken om deze in de toekomst stapsgewijs te automatiseren:

- Productie: onze teamleaders de nodige productiedocumenten bezorgen voor een vlotte administratieve flow. Daarnaast ondersteun je onze productiemanager met administratieve zaken.
- Verpakkingen: het opvolgen en waarborgen van de behoeftes van verpakkingen; Het aanmaken en klaarleggen van bepaalde labels voor productie.
- Specificaties: het opvolgen en bezorgen aan van productietechnische documentatie
- Back-up van onze digitale receptie op onze site te Waregem.

Door je overview bewaak je wat écht een meerwaarde kan zijn voor onze productie en assisteer je meer en meer onze productiemanager als een echte managent assistent. Door het automatiseren en digitaliseren, krijg je meer tijd vrij om:

- Mee te denken in onze planningsmodule: je bent back-up van onze productieplanner.
- Vanuit de beschikbare data maak je de juiste analyses om de juiste prioriteiten te bepalen voor productie. Hiervoor werk je samen met ons Masterdata team.
- Je werkt mee aan het opvolgen van de verschillende KPI’s, het visualiseren van de objectieven en de vooruitgang van de actieplannen, initiatieven en resultaten.
- Je volgt onze verbeteringsprojecten in productie op die process aan het uitrollen is.

Jouw profiel

- Je hebt een bachelor of master niveau in denken en handelen.
- Je bent erg punctueel, analytisch en nauwkeurig en houdt ervan om kwalitatief werk af te leveren.
- Je bent in staat zelfstandig beslissingen te nemen, je kijkt vooruit en kan snel anticiperen indien nodig.
- Je beschikt over goede communicatievaardigheden en bent stressbestendig om flexibel te schakelen.
- Je bent initiatiefrijk en positief ingesteld.
- Je hebt een goed organisatievermogen en je kan de nodige zelfstandigheid aan de dag leggen.
- Je kan je behelpen in het Frans en Engels, zowel schriftelijk als mondeling.
- Je rapporteert rechtstreeks aan onze productie manager.

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• De activiteiten van een team coördineren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Aanbod

• Een afwisselende, uitdagende, internationaal georiënteerde job in een groeiend en dynamisch familiebedrijf.
• Je komt in een enthousiast team terecht.
• De werksfeer is informeel met veel internationale aspecten.
• Voltijds (38 uur/week). Glijdende werkuren. 20 verlofdagen zijn vrij te kiezen, in onderling overleg met de collega's.

Solliciteren

Houtsaeger Caroline
0478336499
caroline@uma-hr.be