Functie

Doel

Interne communicatie is een belangrijke taak van elke organisatie. Fedasil wil efficiënt communiceren met zijn 3.000 medewerkers (op de hoofdzetel en in de opvangcentra) en wil daarnaast ook zijn medewerkers zo goed mogelijk ondersteunen bij de uitvoering van hun werk. In het kader daarvan werkt het Agentschap aan een nieuw intranet, dat 2024 zal worden uitgerold. Naar aanleiding van de implementatie en met het oog op het onderhoud van de nieuwe tool is de dienst Communicatie op zoek naar een intranetbeheerder.

Context

Je maakt deel uit van de dienst Communicatie en rapporteert aan de verantwoordelijke interne communicatie. Je werkt nauw samen met de andere diensten op het hoofdbestuur, de federale opvangcentra en externe partners

Functieomschrijving

• Je coördineert samen met de werkgroep (die bestaat uit leden van de dienst Communicatie, HR en ICT) de uitrol van het nieuwe intranet.
  • Je neemt deel aan de projectteammeetings.
  • Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van de contentmigratie.
  • Je staat samen met je communicatiecollega’s in voor het testen van het nieuwe platform.
  • Je werkt mee aan de communicatiecampagne ter voorbereiding van de uitrol.
  • Je ondersteunt de medewerkers bij de omschakeling.

• Je begeleidt de medewerkers bij het gebruik van het intranet.
  • Je geeft training aan de medewerkers in aanloop van de uitrol van het nieuwe intranet.
  • Je leidt nieuwe redacteurs op en adviseert hen bij het gebruik van het platform.
  • Je bent het eerste aanspreekpunt van de medewerkers voor al hun vragen met betrekking tot het intranet.

• Je creëert content.
  • Je redigeert teksten voor het intranet en andere interne communicatiekanalen.
  • Je vertaalt communicaties en informatie naar je moedertaal.
  • Je publiceert nieuwe informatie op het intranet.

• Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de informatie op het intranet.
  • Je waakt erover dat de richtlijnen inzake informatiebeheer en de classificatie van de informatie op het intranet worden gerespecteerd en stuurt bij waar nodig.
  • Je zet samen met je interne-communicatiecollega’s een netwerk op van lokale interne communicatie-en intranetverantwoordelijken in de opvangcentra en de centrale diensten. Je coacht de collega’s van de communicatiedienst en de lokale intranetverantwoordelijken bij het gebruik van het intranet.
  • Je zorgt ervoor dat de informatie die op het platform staat, steeds up-to-date is: je spoort de lokale intranetverantwoordelijken aan om hun content tijdig te updaten.
  • Je monitort het gebruik van het intranet en staat in voor de rapportering. Je formuleert voorstellen ter verbetering van de inhoud.

• Je bent in samenwerking met ICT verantwoordelijk voor het onderhoud van het platform.
  • Je bent het aanspreekpunt van ICT binnen de dienst Communicatie wat betreft het intranet.
  • Je coördineert samen met ICT alle updates en streeft naar de constante verbetering van het intranet.
  • Je neemt de communicatie rond nieuwe functionaliteiten en onderhoudsupdates in handen.

Jouw profiel

Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg

Diploma en ervaring

Je hebt een masterdiploma, bij voorkeur in (digitale) communicatie of informatiebeheer.

Je hebt minimum drie jaar relevante ervaring in interne of digitale communicatie en informatiebeheer. Je hebt daarnaast ook aantoonbare ervaring met het beheer en onderhoud, of de ontwikkeling van een intranet.

Technische vaardigheden

Vereisten

• Je hebt aantoonbare ervaring met het maken en publiceren van content voor digitale platformen.
• Je hebt een vlotte pen en je hebt een neus voor nieuws.
• Je hebt kennis van digitale interne communicatieplatformen en bent op de hoogte van de laatste trends op vlak van digital workplace.
• Je kan vlot overweg met de toolset van Microsoft 365. Microsoft Teams en Sharepoint hebben geen geheimen voor jou.
• Je werkt nauwkeurig, en bent administratief en organisatorisch sterk.
• Je kan zelfstandig werken én in teamverband.
• Je kan prioriteiten bepalen en deadlines respecteren.
• Je bent proactief en stressbestendig.

Troeven

• Je bent Nederlands- of Franstalig met een zeer goede kennis van de tweede landstaal. Daarnaast heb je ook een goede kennis van het Engels.

Algemene competenties (voor medewerkers van de federale overheid)

• In team werken : Een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot oplossingen bij conflicten tussen collega's.
• Klantgericht handelen : Interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.
• Betrouwbaarheid tonen : Werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.
• Zichzelf ontwikkelen : Actief plannen en beheren van de eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities en de eigen werking kritisch in vraag stellen aan de hand van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.
• Doelstellingen bereiken : Zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.
• Informatie analyseren : Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.
• Problemen oplossen : Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van oplossingen.
• Ondersteunen : Collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.

• Interne diensten adviseren en technisch ondersteunen bij hun communicatieacties
• De inhoud van een website beheren
• De kwaliteit van de verspreide informatie controleren
• Schriftelijke, visuele of audiovisuele communicatieproducten uitwerken
• Communicatiemiddelen uitwerken en actualiseren (informatiebrief, productdossier, ...) in verschillende vormen (brochures, internet, intranet, ...)
• Projecten ontwerpen voor: Internet, intranet
• De communicatie voorbereiden (inhoud verzamelen, evalueren, selecteren, opstellen, ...)

Aanbod

Type overeenkomst

Voltijds contract van onbepaalde duur (38u/week) op basis van Europese financiering AMIF.

Er wordt telkens een werfreserve aangelegd voor alle type contracten voor een periode van 2 jaar.

Loon

Je wordt aangeworven op het niveau NA11 met de loonschaal die voor jou van toepassing is.

Het minimum bruto maandloon bedraagt € 3719 (startloon zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index).

Dit bedrag kan variëren in functie van je nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg

Voordelen

• Variabel uurrooster en 26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
• Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
• Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.
• Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
• Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
• Valorisatie van nuttige werkervaring.
• Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).
• Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.
• Mogelijkheid tot telewerken.

Solliciteren

Christophe Mahaut
0478 94 01 74
Christophe.Mahaut@fedasil.be