Functie

• Jij bent bereid om ondersteuning te bieden aan onze verschillende afdelingen (sales, HR, marketing en aankopen). Door deze overkoepelende functie, zal jij inzichten creëren die nodig zijn om mee te werken aan de verdere opbouw van onze bedrijfsstructuren.
• Samen met je backoffice collega’s rapporteert jij dagelijks aan de algemene directeur.
• Je zal instaan voor het ontvangen van bezoekers, beantwoorden van telefonische oproepen en inkomende e-mails (voertaal Engels).
• Je bent het eerste aanspreekpunt van alle bezoekers, distributeurs, leveranciers en personeelsleden. Bovendien onderhoudt jij tevens ook de relaties met bovengenoemde personen.
• Plaatsen klanten bestellingen? Je staat in voor het controleren van de gegevens op de bestelbon. Nadien, boekt jij deze correct in, in ons ERP systeem en werk je samen met onze productie afdeling om het proces van deze bestellingen op te volgen van A-Z.
• Daarnaast, ben je verantwoordelijk voor het opstellen, versturen en opvolgen van prijsaanvragen van onze leveranciers (aankopen) en distributeurs (sales).
• Je zorgt voor een gestructureerd overzicht over de voorraad en plaatst op basis van deze informatie, tijdig bestellingen van onze grondstoffen. Ook, het nakijken en inboeken van klanten- en leveranciersfacturen neem jij voor jouw rekening.
• Sonitron NV 2
• Jij behandelt alle HR-gerelateerde vragen. De afwezigheden boek je in op onze selfservice platform van SDWorx. Verder, kan jij ook sollicitaties afnemen, contracten voorbereiden en meedenken over onze HR-beleidsplan.
• Je kan helpen organiseren van evenementen (intern/ extern). Bovendien, ben je creatief genoeg om zelf ideeën voor te stellen!

Jouw profiel

• Je hebt een bachelor diploma bij voorkeur in bedrijfsmanagement of office-management.
• Bij voorkeur heb je al reeds ervaring opgebouwd in een administratieve functie.
• Je bent assertief en neemt graag initiatief.
• Je bent communicatief. Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels. Daarnaast kan je, je plan trekken in het Frans en/of Duits.
• Interesse of affiniteit hebben voor het product is een pluspunt (geluidscomponenten).
• Om jouw takenpakket efficiënt te laten verlopen is het noodzakelijk dat je administratief sterk bent, oog hebt voor detail, nauwkeurig werkt, vlot communiceert en dat jouw organisatorische skills uitmuntend zijn.
• Werken met programma’s zoals Word, Excel en PPT kennen geen geheimen voor jou.
• Je hebt een streepje voor als je enig ervaring hebt met een ERP systeem (Odoo).

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• De activiteiten van een team coördineren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Aanbod

• Een vaste betrekking in een stabiel bedrijf.
• Contract van onbepaalde duur.
• Je komt terecht in een tof en dynamische team met een familiale sfeer waar er regelmatig leuke activiteiten worden georganiseerd om de band met de collega’s te versterken.
• Je krijgt de ruimte om jezelf te ontplooien en je kennis te verbreden.
• Je krijgt interne/externe opleidingen doorheen het jaar.
• Onze troef: elke dag is anders, zeer afwisselende opdrachten.
• Een competitief loon op maat van jouw kennis en vaardigheden, aangevuld met extralegale voordelen (maaltijdcheques, ecocheques, groepsverzekering, gsm, tablet, bedrijfswagen…)

Solliciteren

Van Mele
+32 3 780 76 30
HR-intern@sonitron.be